Em quase toda empresa com operação em vários países existe uma planilha que ninguém admite, mas todo mundo usa. Ela reúne os circuitos de cada filial, os contatos de cada fornecedor, os números de contrato, as datas de renovação e, com sorte, o status do último chamado aberto. Ela nasceu como uma solução provisória quando a empresa tinha duas ou três unidades e foi crescendo junto com a expansão até se tornar a principal fonte de verdade da infraestrutura.
O problema é que uma planilha só está correta no momento em que alguém a atualiza, e em uma operação internacional esse momento dura pouco.
Por que a planilha nunca acompanha a operação
Cada país costuma trazer um fornecedor diferente, com o seu próprio portal, o seu formato de fatura e o seu jeito de abrir chamado. A planilha surge justamente para tentar juntar tudo isso em um lugar só, mas ela depende de alguém copiando manualmente informações de sistemas que não conversam entre si.
É aí que os pequenos atrasos começam a se acumular. O pedido de um novo link fica parado porque o e-mail foi para a pessoa errada, o incidente na filial de Lisboa só é percebido quando o gerente local liga reclamando, e a fatura que chega em outra moeda precisa ser conferida linha a linha antes de entrar no financeiro. Enquanto isso, a planilha continua mostrando que está tudo em ordem, porque ninguém teve tempo de atualizá-la.
O resultado é um time de TI que gasta boa parte do dia correndo atrás de status em vez de pensar na estratégia de infraestrutura, e uma diretoria que toma decisões de renovação ou expansão com base em informações que podem estar desatualizadas há semanas.
O que entra no lugar da planilha
As APIs permitem que os sistemas da empresa e os do provedor troquem informações diretamente, sem ninguém no meio copiando dados de uma tela para outra. Em vez de alguém atualizar uma linha na planilha, a informação simplesmente chega onde precisa estar.
Na prática, isso significa que o pedido de um novo serviço pode sair da ferramenta que o time já usa, que o andamento de uma instalação pode ser acompanhado em tempo real e que um alerta de indisponibilidade pode abrir o chamado sozinho antes mesmo que alguém perceba a queda. O mesmo vale para inventário e faturamento, porque quando circuitos, contratos e cobranças chegam de forma estruturada fica muito mais fácil identificar serviços subutilizados e levar números confiáveis para a diretoria.
A planilha deixa de ser necessária porque os dados que ela tentava reunir passam a estar sempre atualizados e disponíveis no lugar certo.
Menos fornecedores para integrar, menos planilha para manter
Integração resolve de verdade quando existe do outro lado um parceiro capaz de entregar a mesma experiência em todos os países onde a empresa está. De pouco adianta ter APIs muito bem desenhadas se cada região continua exigindo um fornecedor, um contrato e um processo diferente, porque nesse cenário a planilha simplesmente volta a aparecer para tentar juntar as peças.
É essa a lógica por trás do trabalho da Dot a Dot, que reúne a conectividade de diversas geografias em uma única relação comercial e operacional, com acompanhamento centralizado pelo Portal Dot a Dot e suporte de um NOC que enxerga a operação como um todo. Para o gestor, isso significa trocar doze fornecedores, doze portais e doze canais de suporte por um único ponto de contato.
Por onde começar
Um bom exercício é abrir a planilha que a sua equipe usa hoje e observar quais colunas dão mais trabalho para manter atualizadas e quais informações costumam estar erradas quando alguém precisa delas. Esses são os pontos onde a integração vai gerar ganho mais rápido.
A partir daí vale conversar com o seu parceiro de conectividade sobre quais dados já podem ser consumidos via integração e como eles se conectam às ferramentas que a TI utiliza, seja de monitoramento, gestão de serviços ou financeiro.
Se a sua operação internacional ainda depende de uma planilha para funcionar, fale com o time da Dot a Dot e descubra como tirá-la de cena.